Akış diyagramı, bir süreci, sistemi veya bilgisayar algoritmasını gösteren bir diyagramdır. Çeşitli alanlarda yaygın olarak kullanılarak karmaşık süreçlerin belgelenmesi, incelenmesi, planlanması, iyileştirilmesi ve anlaşılır, kolay okunabilir şekilde iletilmesini sağlar. Akış diyagramları, adım türünü belirlemek için dikdörtgenler, oval şekiller, beşgenler gibi şekiller kullanır; akış ve sıralamayı göstermek için ise bağlayıcı oklar kullanılır. Bu diyagramlar, basit elle çizilmiş grafiklerden, birden fazla adım ve yolu gösteren kapsamlı bilgisayar çizimli diyagramlara kadar değişebilir.
Akış diyagramları, teknik ve teknik olmayan birçok kişi tarafından birçok alanda kullanılan en yaygın diyagram türlerinden biridir.
Niçin Akış Diyagramı Kullanılır
Akış diyagramları, birçok nedenden dolayı süreçlerin ve sistemlerin anlaşılması, analizi ve iletişimi için etkili araçlardır. Akış diyagramı kullanmanın bazı önemli nedenleri:
Görselleştirme: Akış diyagramları, bir sürecin veya sistemin adımlarını ve akışını görsel olarak temsil eder. Bu, karmaşık bilgilerin daha kolay anlaşılmasını sağlar ve sürecin tümünü tek bir bakışta görmeyi mümkün kılar.
Anlaşılabilirlik: Metin tabanlı açıklamalar yerine görseller kullanmak, sürecin veya sistemin daha kolay anlaşılmasını sağlar. Diyagramlar, herkesin aynı sayfada olmasına yardımcı olarak yanlış anlamaları ve iletişim hatalarını azaltır.
İletişim ve İşbirliği: Ekipler arasında sürecin veya sistemin nasıl işlediğini açıklamak ve tartışmak için etkili bir araçtır. Akış diyagramları, ekip üyeleri arasında net ve tutarlı bir iletişim sağlar, böylece işbirliğini artırır.
Süreci Analiz Etme ve İyileştirme: Süreçteki her adımın ve karar noktalarının görselleştirilmesi, verimsizlikleri, tekrarları ve darboğazları tespit etmeyi kolaylaştırır. Bu, süreç iyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.
Hata Tespiti: Akış diyagramları, süreçteki olası hataları ve eksiklikleri belirlemede etkilidir. Diyagram, hataların ve eksikliklerin nerede meydana geldiğini açıkça gösterir, böylece bunların düzeltilmesi daha kolay hale gelir.
Dokümantasyon: Akış diyagramları, süreçlerin ve sistemlerin belgelenmesi için etkili bir yöntemdir. Bu, standart operasyon prosedürlerinin oluşturulmasına ve işletme süreçlerinin düzenli bir şekilde kaydedilmesine yardımcı olur.
Karar Verme: Karar noktalarını ve alternatif yolları net bir şekilde göstererek, karar verme sürecini kolaylaştırır. Bu, hangi adımların hangi sonuçlara yol açacağını anlamayı ve doğru kararlar almayı destekler.
Eğitim ve Öğretim: Yeni çalışanlara veya öğrencilere bir süreci veya sistemi öğretmek için etkili bir araçtır. Akış diyagramları, eğitim materyali olarak kullanılarak, öğrenme sürecini hızlandırır ve anlaşılabilirliği artırır.
Standartlaştırma: Süreçlerin ve sistemlerin standart hale getirilmesini sağlar. Akış diyagramları, belirli bir sürecin veya sistemin nasıl çalışması gerektiğini standart bir şekilde tanımlar.
Projelerin Yönetimi ve Planlaması: Projelerin planlanması, yönetimi ve takibi için kullanılır. Proje aşamalarını ve her aşamanın gerektirdiği adımları net bir şekilde göstererek, proje yönetimini daha verimli hale getirir.
Özetle akış diyagramları, karmaşık süreçlerin ve sistemlerin anlaşılmasını, analiz edilmesini ve iletişim kurulmasını kolaylaştırır. Bu araçlar, süreç iyileştirmeleri, hata tespitleri ve eğitim gibi birçok alanda kullanılarak iş verimliliğini ve etkinliğini artırır. Bu nedenle, akış diyagramları, iş dünyasında ve çeşitli mühendislik ve bilim dallarında yaygın olarak kullanılan önemli bir araçtır.
Akış Diyagramı Tarihi
Akış diyagramları, iş süreçlerini belgelemek için 1920’ler ve 1930’larda kullanılmaya başlandı. 1921 yılında, endüstri mühendisleri Frank ve Lillian Gilbreth, “Akış Süreç Diyagramı”nı Amerikan Makine Mühendisleri Derneği’ne (ASME) tanıttı. 1930’ların başlarında, endüstri mühendisi Allan H. Morgensen, Gilbreth’in araçlarını kullanarak şirketinde iş süreçlerini daha verimli hale getirmek için konferanslar verdi. 1940’larda, Morgensen’in öğrencileri Art Spinanger ve Ben S. Graham, bu yöntemleri daha geniş kitlelere yaydı. Spinanger, iş basitleştirme yöntemlerini Procter and Gamble’a tanıttı. Graham ise, Standard Register Industrial’da yönetici olarak, akış süreç diyagramlarını bilgi işlemine uyarladı. 1947’de ASME, Gilbreth’lerin orijinal çalışmalarından türetilen bir sembol sistemi kabul etti.
Aynı dönemde, Herman Goldstine ve John Von Neumann, bilgisayar programları geliştirmek için akış diyagramlarını kullandı. Bu diyagramlar, bilgisayar programları ve algoritmalar için giderek daha popüler hale geldi. Günümüzde programlama için hala akış diyagramları kullanılmaktadır, ancak daha derin detayları göstermek ve nihai ürüne daha yakın olmak için insan okunabilirliği amacıyla kelimeler ve kodlama dilinin kombinasyonunu içeren sözde kod (pseudocode) sıklıkla kullanılır.
Japonya’da, üretimde kalite girişimlerinde önemli bir figür olan Kaoru Ishikawa (1915-1989), akış diyagramlarını, Histogram, Kontrol Çizelgesi ve şimdi genellikle Ishikawa Diyagramı olarak adlandırılan Sebep-Sonuç Diyagramı gibi tamamlayıcı araçlarla birlikte kalite kontrolünün ana araçlarından biri olarak belirledi.
Akış Diyagramı Sembolleri
Flowline (Akış Çizgisi Sembolü): Sürecin yönünü gösterir. Her akış çizgisi iki bloğu birbirine bağlar.
Terminal Sembolü: Bir akış diyagramının başlangıcını veya sonunu belirtir.
Process(Süreç Sembolü): Bir süreçteki adımı temsil eder. Bu, bir akış diyagramının en yaygın bileşenidir.
Decision (Karar Sembolü): Bir süreçteki sonraki adımı belirleyen adımı gösterir. Genellikle evet/hayır veya doğru/yanlış sorusu olur.
Input / Output (Girdi / Çıktı Sembolü): Harici verilerin girilmesi veya çıktılanması sürecini gösterir. Bu, paralelkenar şekli ile belirtilir.
Annotation / Comment (Açıklama / Yorum Sembolü): Bir süreçteki adımla ilgili ek bilgi sağlar.
Predefined Process (Önceden Tanımlanmış Süreç Sembolü): Başka bir yerde tanımlanmış isimlendirilmiş süreci gösterir.
On-page Connector (Sayfa İçi Bağlayıcı Sembolü): Akış diyagramı sayfasındaki uzun çizgileri değiştirmek için kullanılan sayfa içi bağlayıcı çiftleridir.
Off-page Connector(Sayfa Dışı Bağlayıcı Sembolü): Hedefin başka bir sayfada olduğu durumlarda kullanılır. Sayfa içi ve sayfa dışı bağlayıcıların nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi için akış diyagramı bağlayıcı kılavuzumuzu okuyun.
Delay (Gecikme Sembolü): Bir sürecin parçası olan herhangi bir gecikme süresini gösterir.
Alternate Process(Alternatif Süreç Sembolü): Normal süreç adımına alternatif bir seçenek. Alternatif süreç bloğuna olan akış genellikle kesikli çizgilidir.
Data (Veri Sembolü): Veri girişi veya çıkışı.
Document (Belge Sembolü): Bir belge.
Multi Document (Çoklu Belge Sembolü): Birden fazla belge.
Preparation (Hazırlık Sembolü): Bir hazırlık adımı.
Display (Görüntüleme Sembolü): Bir makine ekranı.
Manual Input (Manuel Giriş Sembolü): Bir sisteme veri veya bilgi girişi.
Manual Operation(Manuel İşlem Sembolü): Otomatize edilmemiş bir işlem adımı.
En Çok Kullanılan Semböller
Kullanılabilecek birçok akış şeması sembolü olmasına rağmen en önemlileri yukarıdaki dört ana semboldür. Aslında çoğu durumda yalnızca bu 4 tanesine ihtiyacınız vardır:
Terminal– Oval (Başlangıç/Bitiş): Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını temsil eder.
Process– Dikdörtgen (İşlem): Bir işlemi veya adımı temsil eder.
Decision– Elmas (Karar): Bir karar noktası veya koşullu adımı temsil eder. Bu sembol, genellikle “evet” veya “hayır” gibi iki veya daha fazla çıkışa sahiptir.
Flowline– Oklar (Akış Çizgileri): Adımlar arasındaki bağlantıları ve sürecin akış yönünü gösterir.
Input / Output–Paralelkenar (Giriş/Çıkış): Veri girişi veya veri çıkışını temsil eder.
Akış Diyagramı Örneği
Bir akış diyagramı örneği olarak, bir sayının pozitif, negatif veya sıfır olup olmadığını kontrol eden bir süreci düşünelim:
Terminal –Başlangıç: Süreç başlıyor.
Input –Giriş: Bir sayı al.
Decision –Karar: Sayı > 0 mı?
Yes – Evet: “Sayı pozitiftir” mesajını yaz ve bitir.
No – Hayır: Devam et.
Decision – Karar: Sayı < 0 mı?
Yes –Evet: “Sayı negatiftir” mesajını yaz ve bitir.
No – Hayır: “Sayı sıfırdır” mesajını yaz ve bitir.
Terminal – Bitiş: Süreç bitiyor.
Bu süreç, bir akış diyagramında şu şekilde temsil edilebilir: